Aan de slag
Als je als zelfstandig vertaler aan de slag wilt, zijn er een aantal zaken van belang. Ik wil proberen hier de belangrijkste punten uiteen te zetten. Deze zaken zijn van toepassing op vertalers die in Nederland gevestigd zijn.
In eerste instantie zullen er een aantal keuzes moeten worden gemaakt.
|
Ben je van plan het vertalen naast andere werkzaamheden te doen, of wil je er je hoofdinkomen van maken? Kun je in het laatste geval voldoen aan de eisen van de belastingdienst voor het zelfstandig ondernemerschap, dan biedt dat veel voordelen. In beide gevallen ben je waarschijnlijk verplicht BTW te heffen over je vertalingen. Meld je activiteiten dan ook altijd aan bij de Belastingdienst en vraag een BTW-nummer aan. Meer informatie over zelfstandig vertalen en de belastingdienst vind je hier. |
|
|
Werk je onder je eigen naam, of bedenk je een bedrijfsnaam?
|
|
|
Schrijf je je activiteiten wel of niet in bij de Kamer van Koophandel?
|
Ook daarvoor moeten keuzes worden gemaakt. Zolang je je hoofdinkomsten nog uit andere werkzaamheden hebt, kun je je inkomsten vermoedelijk opgeven als andere inkomsten uit arbeid, en daarbij worden minder hoge eisen aan de administratie gesteld dan aan zelfstandig ondernemers. Voor het onderstaande ga ik ervan uit dat je als zelfstandig ondernemer aan de slag wilt, en dat je hoofdinkomen uit vertalen komt/moet gaan komen. :
|
|
Opzetten van een administratie |
Je hebt naast je vertaalwerk nog andere werkzaamheden De kans dat je als beginnend vertaler voor de inkomstenbelasting als ondernemer wordt aangemerkt is vrij klein. Met name omdat het moeilijk kan worden om aan de belangrijkste eis (op jaarbasis 1225 uur in de onderneming werken) te voldoen. Als je voor de Belastingdienst geen ondernemer bent, moet je bij je belastingaangifte je vertaalinkomsten als andere inkomsten uit arbeid opgeven. Je kunt niet profiteren van de fiscale voordelen van het ondernemerschap. En een aantal van de kosten die je maakt, zijn beperkt of niet aftrekbaar. Controleer dus altijd of je misschien toch kunt voldoen aan de eisen die de Belastingdienst stelt aan het ondernemerschap, omdat dit altijd belastingvoordeel oplevert. Bel voor meer informatie de BelastingTelefoon voor ondernemers: 0800-0443 of een belastingdiensteenheid ondernemingen of kijk op de website van de Belastingdienst Je wilt door de belastingdienst als zelfstandig ondernemer worden gezien De belastingdienst stelt een aantal eisen aan een ondernemer voordat deze in de zin van de belastingdienst als ondernemer wordt aangemerkt:
|
De belangrijkste eis is dat op jaarbasis 1225 uur in de onderneming
moet worden gewerkt. Je kunt hierbij wel ruim denken. De volgende activiteiten vallen daaronder:
|
Denk hierbij ruim: zou je dit ook doen als je geen zelfstandig vertaler zou zijn? Dan hoort het er niet bij. Alles wat je dan niet meer zou doen, hoort er wel bij.
| Ook een belangrijke eis is dat je méér dan één opdrachtgever hebt, en dat er geen arbeidsverhouding met je opdrachtgever bestaat. Heb je dus maar één vaste klant, die je regelmatig werk stuurt, maar onregelmatig genoeg om niet over een vast aantal uren per week/maand te kunnen spreken, dan is de kans groot dat de belastingdienst dit toch als een verkapt dienstverband ziet, met alle consequenties van dien (afdragen premies door werkgever). Het is dus belangrijk ervoor te zorgen dat je meer dan één opdrachtgever hebt. Als je aan de voorwaarden voldoet, kun je bij de Belastingdienst een zogenaamde Verklaring Arbeidsrelatie opvragen. Meer informatie hierover vind je op hier. |
|
Je
moet bij de Belastingdienst een BTW-nummer aanvragen. Hieraan zitten vaak
meer voordelen dan nadelen. Let er wel op dat je in eerste instantie kunt
kiezen of je een maandopgave, een kwartaalopgave of een jaaropgave moet
doen. Mijn idee is: hoe minder, hoe liever. Als je (nog) weinig tot geen omzetbelasting hoeft af te dragen, kun je om een jaaropgave vragen. Dan hoef je maar één keer per jaar een aangifte omzetbelasting in te vullen. Probeer altijd of je hiermee kunt beginnen, maar houdt wel zelf bij hoeveel BTW je verschuldigd bent, zodat je niet voor verrassingen komt te staan!!! Meer informatie vind je hier: http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/omzetbelasting/ob11/ob11-01.html#P13_358 |
| Met name Nederlandse opdrachtgevers vragen nogal eens om een VAR-verklaring (Verklaring ARbeidsrelatie). Vraag deze rondom het begin van elk jaar aan bij de belastingdienst: http://www.belastingdienst.nl/variabel/verklaring_arbeidsrelatie |
| Zie ook de website van de Belastingdienst voor actuele informatie! |
| Cliënten binnen de EU: Geen BTW aan factuur toevoegen, wel BTW/VAT-nummer cliënt op je factuur vermelden (dit nummer moet je dus aan je cliënt vragen!) |
| Cliënten buiten de EU: Geen BTW aan de factuur toevoegen, BTW/VAT-nummer hoeft niet te worden vermeld. |
|
In de eerste plaats mag je nu ook zelf alle BTW die
je betaalt op artikelen/producten die je voor je werk nodig hebt, aftrekken
van de BTW die je van je cliënten ontvangt. Voorbeeld:
| ||||||
| Vervolgens is er de
Kleine
Ondernemersregeling. En
die kan bijzonder interessant zijn. Kort gezegd komt het hierop neer dat de
Belastingdient door middel van de BTW-heffing kleine ondernemers een
tegemoetkoming wil geven in de kosten van de administratie en het inhuren
van een boekhouder/accountant. Daarom is de volgende regeling bedacht: Als het totaalbedrag* aan af te dragen BTW in 2008 lager is dan € 1883,-, dan hoeft dit bedrag niet (volledig) te worden afgedragen. Is het totaalbedrag lager dan € 1345,-, dan hoeft er niets te worden afgedragen. Dit niet af te dragen bedrag wordt wel aan het inkomen toegevoegd, dus je moet er wel inkomstenbelasting over betalen. Voor bedragen tussen € 1883 en € 1345 geldt een glijdende schaal: hoe dichter bij de € 1883, hoe meer er moet worden afgedragen. Zijn je BTW-opbrengsten verminderd met je BTW-uitgaven hoger dan € 1883-, dan moet dit totale bedrag worden afgedragen. Als je nog weinig opdrachten hebt, zal de Belastingdienst het misschien nog niet per se nodig vinden dat je een BTW-nummer aanvraagt, maar juist dan heb je er zelf voordeel van. Als je het drukker krijgt, dan ben je verplicht een BTW-nummer aan te vragen en BTW te heffen. * Gebaseerd op de gegevens voor 2008. Zie voor actuele gegevens: http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/omzetbelasting/ob02/ob02-124.html | ||||||
|
Wat kun je nu doen om binnen deze regeling te vallen? |
1. Zorg dat je alle BTW die je betaalt ook in je adminstratie verwerkt. Dit drukt het totale bedrag. Een belastingadviseur heeft op dit gebied vaak goede tips.
2. Door ook cliënten in het buitenland te hebben, waaraan je geen BTW in rekening hoeft te brengen, kan je omzet stijgen, zonder dat je BTW-inkomsten oplopen. Hierdoor blijf je in de Kleine Ondernemersregeling vallen, en heb je dus feitelijk netto voordeel van het heffen van BTW.Inkomstenbelasting Iedere Nederlander is inkomstenbelasting verschuldigd over het totale inkomen per jaar. Ben je in loondienst, dan wordt er door de werkgever op deze inkomsten al loonbelasting ingehouden. Dit is een voorheffing op de inkomstenbelasting. Bij een zelfstandig ondernemer kan ook zo'n voorheffing plaatsvinden. Deze wordt opgelegd door middel van een voorlopige aanslag. De hoogte van deze aanslag wordt gebaseerd op de schatting van het inkomen van dat jaar. Hiertegen is een met redenen omkleed bezwaar mogelijk, als aantoonbaar is dat het inkomen in het lopende jaar waarschijnlijk aanzienlijk lager uitvalt dan het jaar daarvoor. Andersom kan natuurlijk ook. Met behulp van een aangifteformulier wordt een maal per jaar berekend wat het totale verschuldigde bedrag is, de definitieve aanslag, en afhankelijk van het al afgedragen bedrag (als loonheffing of naar aanleiding van een voorlopige aanslag) wordt dan het resterende bedrag gevorderd of het teveel betaalde bedrag terugbetaald. Hoeveel belasting betaal je als zelfstandig vertaler? Net als elke Nederlander heb je recht op een of meer heffingskortingen. Raadpleeg de bijlage bij het aangifteformulier voor de precieze gegevens en de actuele bedragen. Daarnaast kun je als zelfstandig vertaler - als je voldoet aan de eisen die de Belastingdienst stelt aan een ondernemer - in aanmerking komen voor zelfstandigenaftrek. Vraag de juiste bedragen op bij de Belastingdienst. Dit varieert per jaar en per inkomen. Wordt de winst hoger, dan wordt dit bedrag lager. Als beginnend ondernemer kun je onder bepaalde omstandigheden recht hebben op startersaftrek, een aanvulling op de zelfstandigenaftrek. Informeer hier ook naar bij de Belastingdienst. Kamer van Koophandel Moet ik me wel of niet inschrijven bij de Kamer van Koophandel? Dat is een vraag waar veel startende vertalers mee zitten. Het inschrijven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel is voor een zelfstandig werkende vertaler niet verplicht. Als je echter een bedrijfsnaam wilt gebruiken, dan is dit wel de enige manier om die naam te beschermen. Door je met een bedrijfsnaam bij de Kamer van Koophandel in te schrijven, wordt je bedrijfsnaam geregistreerd en mogen anderen niet (zonder meer) onder dezelfde bedrijfsnaam een (vergelijkbaar) bedrijf openen. Niet alle Kamers van Koophandel gaan hetzelfde met vertalers om. Bij sommige is inschrijving niet mogelijk, bij andere wel. Neem voor gedetailleerde informatie hierover contact op met de Kamer van Koophandel bij jou in de buurt. Met een inschrijving in het Handelsregister is het bij veel groothandelbedrijven mogelijk een groothandelkaart te krijgen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Office Center, Makro, Lukas Klamer en Sligro. Je mag dan ook bij deze bedrijven inkopen doen. Ga er echter niet van uit dat dit altijd goedkoper is dan bij 'gewone' winkels. Aanbiedingen zijn vaak wel interessant, maar het nadeel is dat er vaker ook grotere hoeveelheden in één keer moeten worden gekocht.
Ook zonder inschrijving bij de KvK zijn echter wel pasjes voor groothandels te krijgen. Vraag per groothandel naar de voorwaarden hiervoor. Aan inschrijving bij de Kamer van Koophandel zijn kosten verbonden. Deze zijn inkomensafhankelijk. Deze kosten zijn natuurlijk wel aftrekbaar voor de belastingen. Via de website van de Kamer van Koophandel is tegenwoordig ook informatie over andere bedrijven opvraagbaar. Daar zijn mogelijk kosten aan verbonden. Zie ook de website van de Kamer van Koophandel voor actuele informatie! Opzetten van een administratie Waaraan moet de administratie van een zelfstandig vertaler voldoen? Hieronder noem ik de belangrijkste punten. Dit overzicht is niet volledig. Het is niet onverstandig voor het opzetten van de administratie advies te vragen aan een ervaren boekhouder, belastingadviseur of accountant.
| Na iedere opdracht moet een rekening worden opgesteld (evt. aan het eind van de maand). |
|
Op een rekening moet de volgende informatie te vinden zijn:
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Alle rekeningen van inkopen en verkopen moeten gedurende minimaal 10 jaar worden bewaard. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Om in aanmerking te komen voor zelfstandigenaftrek en startersaftrek zal waarschijnlijk een jaarrekening moeten worden opgesteld. Hiervoor is de hulp van een boekhouder of belastingconsulent vaak onontbeerlijk. Bovendien wegen de kosten hiervan vaak niet op tegen de besparingen die zo'n specialist voor je kan realiseren. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Ga
voor het omrekenen van valuta naar: |
| Investeringsaftrek |
| Relatiekosten |
| Reis- en verblijfkosten |
| Er moet in totaal minimaal ongeveer € 2.000 zijn geïnvesteerd. |
| Iedere afzonderlijke investering mag niet minder dan ongeveer € 500 bedragen. |
| Als zelfstandig vertalers zijn we vaak vrij solitair bezig. Dus organiseren we van tijd tot tijd bijeenkomsten waarop we elkaar ontmoeten. Daar zijn natuurlijk kosten aan verbonden. De reiskosten zijn normaal als reiskosten aftrekbaar, maar ook de kosten die we maken als we ergens iets gebruiken, zijn voor de belastingen aftrekbaar. En ook de kosten van parkeren. Zorg dus voor kwitanties. Bij parkeergarages kun je tegenwoordig meestal bij het afrekenen ook een kwitantie krijgen. |
| We hebben allemaal regelmatig toch wel iets van kantoorartikelen nodig. Dus gaan we naar de winkel. Met de auto. Of met een ander vervoermiddel. Ook deze reiskosten zijn aftrekbaar. Je maakt ze tenslotte vanwege je bedrijf. Dus noteer de kilometers van je huis naar het postkantoor, de kantoorboekhandel, etc. |
| Een mobiele telefoon heb je tegenwoordig als vertaler ook echt nodig. Tenslotte wil je - ook als je niet thuis bent - geen opdrachten mislopen, of in ieder geval bereikbaar zijn voor je vaste klanten. Dus zijn de kosten hiervan ook aftrekbaar. Zolang je maar in alle redelijkheid kunt aantonen dat die kosten met je werk samenhangen. |
| En natuurlijk zijn je normale telefoonkosten en gebruik van koffie en thee, ook in ieder geval voor een deel aftrekbaar. |
| Klik hier voor een overzicht van de tweeletterige taalcodes en een overzicht van allerlei specialismen op vertaalgebied. |
| Klik hier voor meer informatie over vertaalprogramma's voor vertalers. |
| Klik hier voor een beperkt overzicht van databases voor vertalers. |
| www.zzp-nederland.nl |